Beschreibung: Freigabe-Workflow für Artikel

Benutzer und Firmen können im Webshop so konfiguriert werden, dass zusätzlich ein Freigabe-Workflow eingeschaltet ist. Gibt der Besteller eine Bestellung mit freizugebender Position auf (1), geht vom Shopsystem die erste Bestellbestätigung als E-Mail mit PDF-Datei an den Besteller (2a) und an den Freigeber die E-Mail "Freizugebende Positionen" (2b) hinaus. Ein Administrator der Druckerei (E-Mailadresse bei Shop-Parameter "Bestellung (BCC)") erhält die E-Mail "Freizugebende Positionen" als Kopie.

Der Freigeber klickt in der E-Mail "Freizugebende Positionen" auf den Link der freizugebenden Bestellposition. Innerhalb der erscheinenden Freigeber-Übersicht kann er ein Vorschaubild der CHILI-Vorlage betrachten, die Vorlage nachträglich bearbeiten und die Bestellposition ablehnen oder freigeben (3a).

Die Festlegung, welche Artikel des Bestellers freigegeben werden müssen, erfolgt durch die Art des Artikels. Es können Vorlagenprodukte und/oder Artikel ohne Vorlage freigegeben werden.
Durch das kostenpflichtige Modul "FreigeberPlus" kann die Freigabe artikelspezifisch festgelegt werden. Der Ablauf des Freigabe-Workflows bleibt dabei bestehen.

Während des Freigabe-Vorgangs wird die Bestellbestätigung zweimal per E-Mail versendet. Beim ersten Mal enthält die Bestellbestätigung die Information, bei welcher Bestellposition durch welchen Freigeber eine Freigabe erforderlich ist.
Die zweite Bestellbestätigung wird nur versendet, wenn die Freigabe mindestens einer Position erfolgreich war und/oder eine nicht freizugebende Position in der Bestellung enthalten ist. Werden alle Positionen der Bestellung abgelehnt bzw. gelöscht, dann wird keine zweite Bestellbestätigung versendet. Bei erfolgter Freigabe erhält die zweite Bestellbestätigung einen Hinweis bei der Position, dass die Freigabe durchgeführt wurde.

Workflow bei erfolgreicher Freigabe (eine Bestellposition)
Nach der erfolgten Freigabe erhält der Besteller vom Shopsystem die E-Mail "Freigabe" (4a) für die betreffende Bestellposition. Der Systemadministrator der Druckerei erhält die E-Mail "Freigabe" (4b) als Kopie. Anschließend wird die Bestellbestätigung (5) automatisch zum zweiten Mal versendet und die Bestellung bekommt den Status "In Produktion".
 
Nach erfolgreicher Produktion und der Erstellung des Lieferscheins kann die Bestellung abgeschlossen werden. Alle Positionen der Bestellung haben den Status "Produziert". Der Versanddienstleister übernimmt die Bestellung (7) und übergibt diese an den Besteller (8).

 

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Abb.: Workflow bei erfolgreicher Freigabe


Workflow bei Ablehnung (eine Bestellposition)
Lehnt der Freigeber die Freigabe der Bestellposition ab (3a), dann kann er die Gründe für die Ablehnung optional in einem Kommentar festhalten. Der Kommentar wird innerhalb der E-Mail "Ablehnung" an den Besteller versendet (3b).
Sind in der Bestellung keine freigegebenen Bestellpositionen vorhanden, dann wird keine zweite Bestellbestätigung versendet.
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Abb.: Freigabe-Workflow bei Ablehnung

Nächste Schritte
 
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